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«Lean es una forma de pensar, no una lista de cosas que hacer.»

Shigeo Shingo

La estandarización y optimización de procesos de negocio es una de las metodologías más beneficiosas para mejorar la productividad de una organización. Minimizar errores, asegurar la correcta realización del trabajo, mejorar exponencialmente la calidad del servicio o producto y facilitar la capacidad de calcular los costes, son algunas de las ventajas competitivas que aporta la implementación de procesos.

Cada organización es diferente, pero en cuestión de desperdicios, todas persiguen un mismo objetivo, tratar de minimizarlos lo máximo posible. Cuando nos referimos a desperdicio empresarial o Muda (término japonés usado habitualmente en metodologías Lean), hablamos de todo aquello que genere ineficiencia incluyendo el mal uso del tiempo, transporte, procesos, inventario, defectos, sobreproducción o movimientos.

Así pues, definir, organizar, estandarizar y monitorizar los procesos de manera estable y consolidada permite una mayor trazabilidad de las actividades desarrolladas y, por tanto, disminuir cualquier movimiento dentro de una actividad que utilice recursos, sin aportar valor al producto o servicio.

Sin embargo, para generar estos procesos de forma eficiente y útil, en primer lugar, hay que conocer con precisión la estrategia de negocio que lleva la organización: Una estrategia de negocio consiste en la planificación de cara a la obtención de objetivos establecidos premeditadamente, estos se pueden encontrar en el rango de corto, medio o largo plazo.

Dentro de esta planificación podemos analizar aspectos como:

  • Misión de la empresa.
  • Visión empresarial, los objetivos que se quieren alcanzar.
  • Valores e ideales que conforman y guían a los integrantes de esta.
  • El mercado, sector o entorno.
  • La competencia a la que se enfrenta.
  • El plan operativo y estratégico para alcanzar los objetivos establecidos.

Una vez establecidos los aspectos anteriores, el siguiente paso será definir la situación actual de los procesos que se desarrollan. Para facilitar la definición de estos procesos es recomendable la ayuda de herramientas de mapeo de procesos AS IS, con las que podremos representar los procesos internos actuales de una empresa.

Los resultados obtenidos ayudarán a generar análisis e informes diagnosticando la eficiencia de los procesos actuales, y nuevas oportunidades de mejora.

El siguiente paso es rediseñar los procesos, por medio del mapeo de procesos TO BE, lo que nos orientará para solucionar los problemas a los que se enfrenta la organización, mejorando o eliminando aquellos aspectos que impedían la eficiencia, e implementando nuevos modelos de trabajo integrados y diseñados específicamente para la organización.

Tras la obtención de resultados podremos proceder a estandarizar los procesos e ir testándolos durante su uso para comprobar que todos los procesos creados vayan acordes con las necesidades que exige la organización, en un modelo de mejora continua en sucesivas iteraciones.

Entendiendo proceso como una planificación ordenada y definida de acciones que se deben llevar a cabo para alcanzar un determinado objetivo. Esta planificación tiene como principal meta alcanzar el éxito de la tarea planificada con la inversión mínima de coste/tiempo, es decir, de forma optimizada y eficiente.

Estos procesos siempre deberán ir acompañados de documentación y manuales operativos que desarrollen las tareas de una manera sencilla y explicita, para que todos los miembros de la organización puedan comprender su uso y finalidad, y que haya una adecuada adopción de usuarios mediante una eficiente gestión del cambio.

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